Aussagekräftige Dashboards in 4 einfachen Schritten

Aussagekräftige und einfach verständliche Dashboards sind die Grundlage für schnelle und fundierte Entscheidungen. Dabei liefern sie den Entscheidungsträgern und Führungskräften eines Unternehmens durch Fokus auf die wichtigsten Zahlen einen schnellen Überblick über den Unternehmensstatus und etwaigen Handlungsbedarf.

Business Intelligence Software wie Cubeware eröffnet dabei dem Berichtswesen völlig neue Chancen. Es sorgt dafür, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Performanceanalyse Ihres Unternehmens. So treffen Sie basierend auf den richtigen Daten die richtigen Entscheidungen. Des Weiteren erfüllen Dashboards die Aufgabe der Dokumentation. Vorgänge und Entwicklungen im Unternehmen sind in den Dashboards von Power BI oder anderen Lösungen dokumentiert, um in der Zukunft aus ihnen zu lernen.

Für die Erstellung von aussagekräftigen Dashboards mit entscheidungsrelevanten Daten gilt es dennoch eine Reihe an besonderen Anforderungen zu beachten. Damit Sie Dashboards ansprechend und funktionell halten, sodass die wichtigsten Informationen hervorgehoben werden, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Best Practices zu beachten.

1. Key Performance Indikatoren

Wählen Sie die richtigen KPIs unter Berücksichtigung der Zielgruppe

• Gehen Sie nach dem Motto vor „weniger ist mehr“. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten KPIs in Abhängigkeit von der Zielgruppe, die die Dashboards ansieht. Wie lauten die wichtigsten Kennzahlen, damit die Zielgruppe Entscheidungen treffen kann, um erfolgreich zu sein?
• Überlegen Sie, welche Informationen die Zielgruppe benötigt. Welche Fragen möchte die Zielgruppe beantwortet haben? Differenzieren Sie dabei nicht nur zwischen den Zielgruppen, sondern auch innerhalb einer Zielgruppe auf Basis der Führungsebene. Beispielsweise möchte ein Finanzmanager andere KPIs sehen als ein Salesmanager oder ein Marketingmanager. Der Junior Finanzmanager ist wiederum an anderen Auswertungen interessiert als der Finanzmanager. Erst wenn die jeweiligen Dashboards zielgruppengerichtet Fragen beantworten, werden die Erwartungen der Berichtsempfänger erfüllt.
• Bedenken Sie, wo das Dashboard angezeigt wird. Wenn die Anzeige auf einem großen Monitor erfolgt, können Sie mehr Inhalte einfügen. Wenn Leser den Inhalt jedoch auf Ihren Tablets anzeigen, ist ein Dashboard mit weniger Kacheln besser lesbar.
• Sorgen Sie für „eine Wahrheit“ innerhalb der Zielgruppe. Wenn Abkürzungen für KPIs verwendet werden, so sollte die Zielgruppe diese kennen, um Missverständnissen vorzubeugen. Klarheit verbessert die interne und externe Kommunikation zwischen den Berichtsempfängern.

2. Storytelling

Erzählen Sie eine Geschichte auf dem Bildschirm

• Da wir in der westlichen Kultur gewohnt sind, von oben links nach unten rechts zu lesen, sind die Daten in den Kacheln entsprechend ihrer Wichtigkeit in dieser Reihenfolge darzustellen. Wichtiges gehört nach oben, weniger wichtiges bzw. vertiefende Information weiter nach unten.
• Sorgen Sie dafür, dass Berichtsempfänger sich auf das Wesentliche konzentrieren. Vermeiden Sie es, alle Visualisierungen und Texte gleich groß darzustellen. Heben Sie Informationen entsprechend ihrer Wichtigkeit hervor.
• Dashboards sind dafür vorgesehen, auf einen Blick wichtige Informationen anzuzeigen. Dementsprechend sollten diese übersichtlich sein. Entfernen Sie alles bis auf die wesentlichen Informationen, die leicht gelesen und interpretiert werden können.
• Idealerweise sollten alle Kacheln auf einem Bildschirm erscheinen. Vermeiden Sie Bildlaufleisten (Scrollbalken) auf Dashboards.
• Verwenden Sie Zeiträume und historische Daten, um eine zusammenhängende Geschichte zu erzählen. Das geschieht, indem Sie Daten über einen zeitlichen Verlauf darstellen. So können Sie beispielsweise die Quartalsgewinne über die letzten Jahre bis heute vergleichen, um eine Prognose für die zukünftigen Perioden zu erstellen.
• Nutzen Sie den Einsatz von Soll-Ist-Vergleichen für Ihre KPIs. Vergleichen Sie konsequent die Zielvorgaben eines KPIs wie z.B. die budgetierten (wöchentlichen oder monatlichen) Umsatzerlöse gegenüber den aktuell erzielten Umsatzerlösen.
• Die Anzeige von Sekundärgrößen wie das Delta (Δ) zweier Werte oder ein prozentualer Anteil ergeben für sich alleine keinen Mehrwert. Diese Größen erhalten lediglich eine Bedeutung, wenn die entsprechenden Basisgrößen bekannt sind. Idealerweise werden diese in den Bericht, in der Nähe des Deltas oder Prozentsatzes, integriert. Wenn Sie z.B. das Δ zum Budget für die Umsatzerlöse darstellen sowohl absolut als auch relativ, dann sollten ebenfalls die Größen „Budgetwert für den Umsatzerlös“ und „tatsächlicher Umsatzerlös“ dargestellt werden.

3. Optik

Befolgen Sie die Designregeln

• Gehen Sie in Dashboards sparsam mit Farben um: Beschränken Sie sich auf wenige Farben, optimalerweise auf die Farben des Corporate Designs. Bleiben Sie konsequent bei diesen Farben und verwenden Sie für zusammengehörige Daten verschiedene Sättigungen der gleichen Farbe.
• Nutzen Sie intensive Farben sehr sparsam, beispielsweise nur, um den Betrachter auf eine bestimmte Information zu lenken.
• Vermeiden Sie den Einsatz von Ampelfarben, viele Menschen haben eine rot-grün Schwäche. Eine bessere Alternative ist die Kombination von Rot und Dunkelblau für die Bedeutungen „schlecht“ und „gut“ beziehungsweise „stop“ oder „go“.
• Bleiben Sie bei einem „Flat-Design“ und verzichten Sie auf visuelle Elemente, die zwar ansprechend aussehen, aber schwer zu lesen sind, z.B. 3D-Diagramme, Diagramme mit Texturen oder Schlagschatten.
• Grenzen Sie Informationsblöcke optisch deutlich voneinander ab. Der Platz zwischen den Informationsblöcken sollte ausreichend groß sein und immer die gleiche, sich deutlich absetzende, neutrale Farbe haben (z. B. die Farbe Weiß oder Grau).

4. Visualisierung

Verwenden Sie die richtigen Diagramme

• Vermeiden Sie den Einsatz von Kreis-, Ring- und Messdiagrammen (Tachos) um Vergleiche abzubilden, da die darin enthaltenen Werte nicht nebeneinander verglichen werden können. Besser geeignet für Vergleiche sind Balken- oder Säulendiagramme.
• Kreisdiagramme eignen sich besser zum Anzeigen von Teil-Ganzes-Beziehungen als zum Vergleichen der Teile. Messdiagramme sind dagegen geeignet, um den aktuellen Status im Kontext eines Ziels anzuzeigen.
• Überladen Sie Ihre Diagramme nicht mit unnötigen Datenbeschriftungen. Werte in Balkendiagrammen sind in der Regel auch ohne Anzeige der tatsächlichen Zahl verständlich.
• Seien Sie konsistent in Bezug auf Diagrammskalen auf Achsen, die Reihenfolge der Diagrammdimensionen und auch die Farben, die für Dimensionswerte innerhalb von Diagrammen verwendet werden. Das erleichtert die Lesbarkeit.
• Stellen Sie quantitative Daten übersichtlich dar, runden Sie Maßangaben auf eine oder maximal zwei Stellen nach dem Komma und unterteilen Sie Tausender oder Millionen, d.h. statt 5.600.000 lieber 5,6 Mio.
• Sorgen Sie für anschauliche Visualisierungen, indem der Kontext mit angegeben wird. Wenn z.B. zwei Diagramme nebeneinander angezeigt werden, die sich jedoch auf verschiede Zeitangaben (wie z.B. aktueller Monat und Vormonat) beziehen, dann sollten diese Zeiträume angegeben werden.

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