Dokumentenmanagement-System (DMS) von ELO: Dokumente sinnvoll managen

WAS IST EIN DOKUMENTEN­MANAGEMENT-SYSTEM?

 

Die Bedeutung eines DMS ist schnell erklärt: Ein Dokumenten­management-System (DMS) bezeichnet ein elektronisches System, das Ihnen ermöglicht, digital mit Ihren Dokumenten zu arbeiten. Das Digitalisieren von Dokumenten erfolgt über einen Scan­vorgang, danach kann unter­nehmens­weit damit gearbeitet werden. Das Auffinden, Teilen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten läuft mit einer Software für das Dokumenten­management effizient und reibungs­los ab. Durch die zahl­reichen Vorteile geht die Bedeutung eines DMS aber über die bloße Verwaltung von Dokumenten hinaus.

 

Papiergebundene Dokumente und Geschäftsprozesse verlangsamen häufig die Produktivität. Die Lösung ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS), mit dem Sie digital arbeiten und auf Ihre Dokumente zugreifen können. Ein Dokumentenmanagement-System bietet aber noch viele weitere Vorteile.

DIE STANDARDKOMPONENTEN EINES DMS

Jedes DMS hat Funktionen, die unabhängig von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens in der DMS-Software enthalten sind. Die sogenannten Standardkomponenten sind folgende:

 

Einfaches und zentrales Erfassen und Speichern von Dokumenten: Dokumente und Daten aus verschiedenen Quellen werden automatisch erfasst und klassifiziert sowie gespeichert und zentral archiviert.

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Mithilfe der Indexierung von Dokumenten können Informationen problemlos über Stichworte gesucht und abgerufen werden.

Ein zentrales DMS erlaubt das Teilen von Dokumenten über mehrere Systeme und eine ortsunabhängige Kollaboration Ihrer Mitarbeiter, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten können.

Durch individuell festlegbare Zugriffsrechte können Sie bestimmen, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen oder diese bearbeiten darf. Dies ist besonders für vertrauliche Dokumente relevant.

Die nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Umgebung, z.B. über eine direkte Schnittstelle zu Ihrem ERP-System oder Ihrer Business Intelligence-Lösung, sorgt für reibungslose Workflows zwischen all Ihren Systemen.

ARTEN VON DOKUMENTEN

Bei der Arbeit mit einem Dokumentenmanagement-System unterscheidet man zwischen zwei Arten von elektronischen Dokumenten:

  1. Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen und die ein DMS direkt verarbeiten kann
  2. Dokumente, die von Papierform in eine digitale Form umgewandelt wurden. Per Scan oder Umwandlung in elektronischen Text werde diese Dokumente von der DMS-Software erfasst

 

 

 

COMPLIANCE & DATEN­SCHUTZ IM DMS

Datensicherheit ist gerade im Dokumentenmanagement ein wichtiges Thema. Ein DMS unterstützt Sie dabei, die Anforderungen von DSGVO und GoBD zu erfüllen.

PERSONALISIERTER ZUGRIFF AUF DOKUMENTE

Mithilfe von Zugriffsbeschränkungen kontrollieren Sie, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen darf und wer nicht. Sie können Zugriffsrechte flexibel anpassen, indem Sie Administratoren- und Benutzerrechte für einzelne Dokumente verteilen.

 

 

 

DSGVO-KONFORMER UMGANG MIT EMPFINDLICHEN DATEN

Eine mangelnde Konformität mit den Vorschriften der DSGVO bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten kann zu hohen Strafen führen. Mit dem ELO DMS müssen Sie sich darüber nicht den Kopf zerbrechen – Vorgaben der DSGVO werden lückenlos eingehalten.

ANBINDUNG AN DAS REVISIONSSICHERE ARCHIV

Dokumente, die nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt werden, wandern ins revisionssichere Archiv des Dokumentenmanagement-Systems. Dabei ist zu beachten, dass einige Dokumente sechs bis zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Mit einer DMS-Lösung samt Archivierungskonzept behalten Sie den Überblick und halten gleichzeitig die GoBD-Vorgaben ein. Elektronische Akten und andere Dokumente können ganz einfach über die intelligente Suchfunktion gefunden werden.

 

IHRE VORTEILE MIT DEM ELO DMS

Ein Dokumentenmanagement-System bietet also zahlreiche Funktionen. Doch wie können Sie diese zu Ihrem Vorteil nutzen? Um das optimale DMS zu finden, braucht es eine professionelle Beratung. Wir bei Gerling Consulting stimmen das DMS von ELO bereits seit Jahren passgenau auf unsere Kunden ab und wissen daher aus Erfahrung, welche Vorteile ELO als DMS-Anbieter und die DMS Integration birgt.

 

ELO als DMS-Anbieter

Mit ELO können Sie sich auf eine DMS-Soft­ware verlassen, die sich Ihnen anpasst. Die Software integriert sich in Ihre IT-Umgebung und ist flexibel skalierbar. Die Soft­ware wächst mit Ihnen – wenn Sie für steigende Anforderungen eine umfassendere Version des ELO Dokumenten­managements benötigen, ist ein Wechsel problem­los möglich.

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Schneller Zugriff auf Infos und Daten

Eine digitale Dokumenten­verwaltung spart nicht nur Platz im Akten­schrank, sondern auch Zeit: Langes Suchen nach Dokumenten ist mit einer innovativen DMS-Lösung vorbei. Über die einfache Such­funktion und eine über­sicht­liche Ordner­struktur finden Sie Dokumente mit nur wenigen Klicks.

Ortsunabhängig Arbeiten

Von unterwegs auf Dokumente zugreifen und orts­unabhängig mit Kollegen kollaborieren? Mit einem DMS-Programm kein Problem. Auch die Zusammen­arbeit aus dem Home-Office und zwischen verschiedenen Unternehmens­stand­orten ist so einfach wie nie zuvor.

Hohe Transparenz im gesamten Unter­nehmen

Eine Software für Dokumenten­management bringt Ordnung ins Papier­chaos: Innerhalb weniger Sekunden kann jeder Mitarbeiter heraus­finden, wie der aktuelle Status eines Projekts ist. Das schafft eine höhere Transparenz im gesamten Unter­nehmen und verbessert Ihre Geschäfts­prozesse.

Automatisierte Workflows für mehr Effizienz

Dank automatisierter Work­flows, die Dokumente auto­matisch an den nächsten zuständigen Mitarbeiter in einem Geschäfts­prozess verteilen, profitieren Sie von hoher Effizienz und schnellen Durch­lauf­zeiten. So können Sie beispiels­weise Skonto­fristen ein­halten und reduzieren Über­tragungs­fehler, da Medien­brüche verringert werden.

Zuverlässige Absicherung Ihrer Daten

Mit ELO sichern Sie Ihre Daten flexibel auf einem Medium Ihrer Wahl. So müssen Sie sich keine Sorgen mehr um Daten­verlust machen – mit dem ELO DMS sind all Ihre Daten zuverlässig abgesichert.

Unterstützung weiterer Geschäftsprozesse

Neben dem reinen Dokumenten­management flankiert ein DMS zusätzlich auch noch andere Geschäfts­prozesse. So verbessert und vereinfacht die Integration eines DMS beispiels­weise die Eingangs­rechnungs­verarbeitung, indem in Work­flows mehrere Aufgaben vereint und automatisiert werden.

STARTEN SIE JETZT MIT IHREM DMS INS DIGITALE ZEITALTER

Wir bei Gerling Consulting konnten mit dem ELO DMS schon vielen unserer Kunden zu mehr Effizienz in Ihren Geschäftsprozessen verhelfen. Gerne unterstützen wir auch Sie beim Umstieg.

 

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