Das Ziel
Homeoffice sollte im Idealfall keinen Unterschied machen zum normalen Vor-Ort Betrieb. Der Kunde oder externe Ansprechpartner darf gar nicht merken, ob der Kollege im Unternehmen sitzt oder zuhause. In der aktuellen Lage ist das nicht unbedingt einfacher. Es gibt einige Herausforderungen, die ich in diesem Blogbeitrag erläutern möchte. Wie sie diese kleinen Fallen umschiffen und sich dabei als Unternehmen sogar noch attraktiver machen, lesen Sie hier.
Die Ängste
Sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Führungsseite kommen beim Begriff Homeoffice schnell Zweifel auf. Zuhause genauso konzentriert zu arbeiten wie im Büro scheint unmöglich. Der Vorwurf, dass im Homeoffice gefaulenzt wird, kommt schnell auf. Auf beiden Seiten herrscht außerdem die Angst vor Distanzierung. Vorgesetzte haben Angst, die Mitarbeiter aus den Augen zu verlieren und Mitarbeiter haben Angst, etwas zu verpassen. Aber auch diese Ängste können Sie durch zum Teil sehr einfache Maßnahmen verhindern.
6 Tipps, um Homeoffice reibungslos zu gewährleisten
Kommunikation
Die Kommunikation ist sowohl der größte Vorteil wie auch der größte Nachteil am Homeoffice. Eine Beschränkung auf digitale Mittel bedeutet dabei aber keine Einschränkung. Bei Gerling Consulting gibt es z. B. drei persönliche Kommunikationskanäle: E-Mail, Teams & Telefon. Je nachdem wer informiert werden soll, werden diese genutzt. Hinzu kommt die passive Kommunikation durch Dokumentation. Was persönlich besprochen wird, sollte zwar auch im normalen Arbeitsalltag festgehalten werden, wird aber oft vernachlässigt. Wenn dann der Kollege krank wird, weiß keiner mehr, wie der aktuelle Stand ist. Deshalb ist es enorm wichtig, alle relevanten Informationen an den richtigen Stellen zu pflegen.
Für alle Themen, die einen Kunden betreffen, eignet sich dafür am besten ein Eintrag im CRM-System. Eine kurze Notiz über das Ergebnis eines Telefonats macht die Kommunikation ohne großen Aufwand für alle nachvollziehbar. Bei Meetings sollte grundsätzlich vorher festgelegt werden, wer während des Meetings Protokoll führt. In den meisten Fällen ist ein Ergebnisprotokoll die richtige Wahl und setzt den geringsten Aufwand voraus. Intern beschlossene Themen können in einem Organisationshandbuch festgehalten oder im Intranet veröffentlicht werden. Je nach Thema dient beispielsweise eine Rundmail als Ergänzung. Wenn alles dokumentiert ist, kann man sowohl im Homeoffice als auch nach einer Arbeitsunterbrechung nahtlos anknüpfen.
Tipp 1: Hier ist die Unternehmenskultur gefragt. Welche Kanäle für welche Informationen genutzt werden, muss klar kommuniziert werden. Nach einer angemessenen Eingewöhnungsphase kann ein dementsprechendes Verhalten von allen Mitarbeitern vorausgesetzt werden. Nachrichten zügig zu beantworten oder verpasste Anrufe zurückzurufen muss für alle selbstverständlich sein.
Meetings
Ob mit Kunden oder Kollegen, digitale Meetings sind wahrscheinlich der größte Unterschied zwischen Homeoffice und persönlicher Anwesenheit. Je weniger man sein Gegenüber kennt, desto stärker macht sich dies bemerkbar. Der zeitliche Aufwand für ein digitales Meeting ist jedoch immer kleiner als bei einem persönlichen Treffen. Selbst interne Meetings kosten mindestens Minuten, um in den gemeinsamen Raum zu gelangen. Bei Terminen mit externen Teilnehmern bedeutet es für diese immer einen logistischen Aufwand. Die Anreisezeit, die Fahrtkosten, die Bewirtung, … viele Kosten und Aufwände können mit digitalen Meetings eingespart werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Gegenüber einen in den meisten Fällen nicht sehen kann. Man ist z. B. nicht gezwungen im feinen Zwirn zum Treffen zu erscheinen. Wer selten Anzug trägt, fühlt sich darin oft unwohl und das hat Auswirkungen auf das Auftreten und die Stimme.
Herausforderungen bietet aber vor allem die Technik bei digitalen Meetings. Probleme treten einfach unvermeidbar hin und wieder auf. Während man bei internen Meetings vielleicht über die Technik schimpft und dann zur Tagesordnung übergeht, erscheinen bei wichtigen Terminen mit externen Teilnehmern hier die ersten Schweißperlen auf der Stirn. Schnell kommt das Gefühl auf, unfähig zu wirken und einen schlechten ersten Eindruck zu machen. Hinzu kommt, dass man das Gegenüber nicht sieht und deshalb nur schlecht einschätzen kann. Keine Mimik, in der man Verständnis oder aufkeimende Wut ablesen könnte. Dies allein an der Stimmlage abzulesen, gestaltet sich sehr schwierig. Auch das – bei Präsentationen so wichtige – Auftreten ist selbst bei einer Videoübertragung nicht mit einem persönlichen Vortrag zu vergleichen.
Tipp 2: Wie bei analogen Meetings auch, ist die Vorbereitung das Wichtigste und der Erfolg kommt mit der Übung. Finden Sie das für Sie passendste Tool, um online Meetings durchzuführen. Die technischen Möglichkeiten werden immer besser, sodass in Zukunft der Unterschied zu persönlichen Aufeinandertreffen immer geringer werden wird.
Zeiteinteilung
Für viele ist Homeoffice gleichbedeutend mit freier Zeiteinteilung. Dann arbeiten, wenn man möchte oder leistungsfähig ist anstatt dann, wenn die Betriebsstätte auf- oder zumacht. Hier muss man unterscheiden zwischen Jobs, die an gewisse Kernarbeits- oder Servicezeiten gekoppelt sind und solchen, die das nicht sind. Wer für Kunden erreichbar sein muss, kann nicht einfach so auf Nachtarbeit umsteigen. Wenn es der Job jedoch zulässt, kann man sich seine Zeit im Homeoffice natürlich freier einteilen. Im Hochsommer fängt man vielleicht früh an, macht lang „Siesta“ und abends, wenn die Temperaturen einen kühlen Kopf erlauben, arbeitet man weiter. Wer einen Arzttermin hat oder die Kinder von der Schule abholt, kann die Zeit einfach abends dranhängen, ohne Urlaubstage zu opfern.
Auch wenn kein direkter Draht zum Kunden besteht, gibt es nur wenige Jobs, in denen man für niemanden erreichbar sein muss. Wenn es keine feste Regelung gibt und / oder die An- und Abwesenheit schlecht kommuniziert ist, wird es für die Kontaktpersonen schnell frustrierend.
Tipp 3: Zunächst müssen Mitarbeiter und Führungskraft die Optionen besprechen. Gibt es Kernzeiten, zu denen Erreichbarkeit erwartet wird? Dann geben diese den Spielraum für die Zeiteinteilung vor. Außerdem ist es essentiell wichtig, An- und Abwesenheitszeiten zu pflegen. Private Termine z. B. als solche im öffentlichen Kalender eintragen, den Status in Kommunikationstools pflegen, Abwesenheitsnotizen einstellen usw. Nur so ist eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet und freier Zeiteinteilung steht nichts im Weg.
Ablenkung
Ob voll besetztes Großraum- oder Einzelbüro – im Homeoffice warten ganz andere Herausforderungen aber auch neue Möglichkeiten. Individualität am Arbeitsplatz ist nirgends so gut möglich wie im Homeoffice. Viele Firmen haben – oft aus guten Gründen – Bestimmungen darüber, wie ein Arbeitsplatz aussehen darf und wie nicht. Jeder, der kein Einzelbüro hat, wird mir zustimmen, dass die ideale Raumtemperatur zum Beispiel für jeden absolut unterschiedlich ist. Die Gestaltung des Interieurs, welches Musikgenre zur Konzentration dient und welche persönlichen Gegenstände den Schreibtisch zieren, ist im Homeoffice die freie Entscheidung des Einzelnen und steht keinem einheitlichen Firmenbild im Weg.
Zuhause konzentriert zu arbeiten ist aber oft trotzdem eine Herausforderung. Das fängt bei den dünnen Wänden zum Nachbar an und hört mit dem neugierigen Nachwuchs auf. Die wenigsten haben genug Zimmer, um eins davon ausschließlich als Arbeitszimmer zu nutzen. Selbst wenn es keinem anderen Zweck dient, werden mindestens arbeitsfremde Gegenstände darin gelagert. Ob Bügelbrett, Skiausrüstung oder Bierkästen – Irgend etwas erinnert immer an das Leben außerhalb des Jobs. Auch für die Mitbewohner – ob klein oder groß – ist es nicht einfach, wenn jemand im Homeoffice arbeitet. Telefonate unter Staubsaugerlärm sind genauso ärgerlich wie Kinder, die vom lautstarken Telefonat aus dem Mittagsschlaf geweckt werden. Noch akuter wird das, wenn Sie aus Platzmangel am Küchen- oder Wohnzimmertisch arbeiten.
Tipp 4: Egal, wie sich die Situation darstellt, machen Sie das Beste daraus! Nutzen Sie die Freiheiten, die Sie haben, um ihren Arbeitsplatz zuhause zu einem angenehmen Arbeitsumfeld zu machen. Nutzen Sie ein Headset um weder zu stören noch gestört zu werden. Kommunizieren Sie klar mit ihrem Umfeld und legen Sie z. B. ein System fest, dass auch die Kleinsten verstehen: Rote Karte heißt „Nicht stören – Bitte Ruhe“, Gelbe Karte heißt „Beschäftigt, aber ansprechbar“, Grüne Karte heißt „Pause – Ich habe Zeit“. Pflegen Sie dieses System genau wie den digitalen Status für die Kollegen.
Überstunden
Je nach Arbeitsanfall sind sie ganz normal. Kritisch wird es nur, wenn es zu viele werden. Das hat für Arbeitgeber und -nehmer Nachteile. Auch im Homeoffice spielen sie eine Rolle. Je nach Typ führt die Arbeit von zuhause aus für den einen zu mehr und für den anderen zu weniger Überstunden. Ob es der fehlende Gruppenzwang zum Feierabend machen ist oder ob die Ablenkungen zu weniger Effizienz führt, gegen beides gibt es ein einfaches Mittel.
Tipp 5: Planen Sie zu Beginn jedes Tages, was sie abarbeiten möchten, inklusive der Zeiten, die Sie dafür geschätzt brauchen. (Morning Map) Stellen Sie sich einen Wecker für die Mittagspause und checken Sie Ihre Liste. Liegen Sie im Zeitplan? Wenn nein, verschieben Sie die nicht erledigten Aufgaben auf den Nachmittag und die vom Nachmittag wenn möglich auf den nächsten Tag. Gehen Sie dabei stets nach Priorität vor. Machen Sie eine Pause und stellen Sie sich anschließend einen Wecker für den Feierabend. Wenn dieser klingelt, machen Sie nur noch die aktuelle Aufgabe fertig und schieben den Rest auf den Folgetag. Durch regelmäßige Online-Meetings wird die Arbeitsplanung und die Einhaltungsquote im Team besprochen. Dadurch gibt es nicht nur ein Kontrollorgan, sondern die einzelnen Mitarbeiter arbeiten auch aktiv an ihrem Zeitmanagement. Dieses Vorgehen klappt natürlich nicht in Ausnahmesituationen. Wenn die Ausnahmen allerdings den Normalfall überschreiten, müssen Sie am gesamten Arbeitspensum etwas ändern.
Krankheit
Reduzierte Krankheitstage freuen den Arbeitgeber. Manche Krankenkassen belohnen ihre Mitglieder sogar bei wenigen Krankheitstagen. Trotzdem oder gerade deshalb muss man hierbei besonders aufpassen. Bei Unwohlsein kann statt dem mühsamen Weg ins Büro das Homeoffice die bessere Lösung sein. So wird eine aufkeimende Krankheit evtl. ohne Arbeitsausfall überwunden, bevor sie ausbricht. Die Ansteckungsgefahr für Kollegen ist im Homeoffice außerdem ausgeschlossen.
Wer krank ist, wird jedoch nicht umsonst für arbeitsunfähig erklärt. Nur weil man von zuhause aus arbeitet, heißt das noch lange nicht, dass der Körper sich währenddessen erholen kann. Mentale Arbeit ist für den Organismus vergleichbar anstrengend wie körperliche. Wer sich schonen will und wegen Krankheit muss, tut das nicht, indem er den Arbeitsort verlegt. Und wer krank arbeitet, bringt nicht die übliche Leistung und verzögert die Heilung. Damit kommen gleich hohe oder sogar höhere Kosten auf den Arbeitgeber zu. Einen Tag ausfallen und sich auskurieren ist besser, als 5 Tage mit 30% verringerter Leistungsfähigkeit zu arbeiten. Dazu kommt, dass eine Krankschreibung auch in der Freizeit zum Erholen zwingt. Wer aber trotzdem im Homeoffice arbeitet, geht evtl. auch davon aus, sich in der Freizeit nicht einschränken zu müssen, was die Genesung ebenfalls verzögert.
Tipp 6: Es gibt eine schmale Grauzone, in der es sinnvoll sein kann, Homeoffice zu machen, anstatt ins Büro zu gehen. Prüfen Sie aber in jedem Fall genau, ob eine Krankschreibung nicht zielführender wäre. Halten Sie im Zweifelsfall immer Rücksprache mit Ihrem Arzt und vertrauen Sie dessen Urteil.
Wenn Sie diese 6 Tipps beachten, steht reibungslosen Prozessen trotz Homeoffice nichts mehr im Weg.
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