Rechtssichere Archivierung wird digital

Um Ihre Daten und Dokumente rechtssicher zu Archivieren, müssen Sie nationale, oftmals sogar auch internationale Gesetze beachten und einhalten. Es gilt die Übersicht zu behalten – und das nicht nur über Ihre Systeme, einzelne Daten und Dokumente. Sondern auch bezüglich der Zugriffsrechte und Verwaltung, was einen hohen organisatorischen Aufwand für Sie bedeutet.

GoBD-konform

Mit einem GoBD-konformen Archiv müssen Sie sich um Rechtssicherheit keine Sorgen machen. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in digitaler Form sowie Regelungen zum Datenzugriff (GoBD) halten Sie ganz einfach mit dem digitalen Archiv von ELO ein.

  • Es verfügt über alle funktional notwendigen Voraussetzungen.
  • Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrungspflichten werden berücksichtigt.
  • Es ermöglicht eine rechtskonforme Speicherung von E-Mails, ERP- und Belegdaten.
  • Berechtigungen und Dateistrukturen sind regelbasiert verwaltet.

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Das haben Sie von einem digitalen Archiv

Platz sparen, Raum schaffen
Sie brauchen weder einen Raum, Regale und Ordner noch Personal, was auch noch nach vielen Jahren Dokumente heraus suchen und finden muss.

Blitzschnell Finden
Sollten Sie nach einer Rechnung oder einem Beleg suchen, müssen Sie sich nicht lange durch Aktenberge kämpfen, sondern finden das gewünschte Dokument schnell und zuverlässig.

Ortsunabhängig Zugreifen
Dort wo Sie sind, ist auch ihr Archiv. Greifen Sie auf Ihre Dokumente zu, ganz egal wo Sie sich befinden und haben Sie alle wichtigen Informationen immer griffbereit.

Transparent Archivieren
Änderungen, die Aktualität und Verfügbarkeit sind jederzeit nachvollziehbar. Finden Sie bei Fragen schnell den richtigen Ansprechpartner in den Ablageinformationen.

Sicherheit gewährleisten
Mit einem digitalen Archiv können Sie unkompliziert auch Backups und Sicherungskopien erstellen.

Natur entlasten
Viele Dokumente sind bereits digital. Da Sie diese direkt in Ihrem digitalen Archiv ablegen können, können Sie sich Papier und Tinte sparen.

GoB Grundsätze zuverlässig einhalten

Mit ELO stellen wir Ihnen ein digitales Archiv zur Verfügung, welches die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nachhaltig einhält und umsetzt. So steht der rechtskonformen Archivierung nichts mehr im Weg.

  • Übersichtlichkeit:
    Ein sachverständiger Dritter muss sich in Ihrer Buchführung zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle & Vermögenslage verschaffen können
  • Zeitgerechtheit:
    Ihre Geschäftsvorfälle sind (vor allem für die monatl. oder quartalsm. Umsatzsteuervoranmeldung) zeitgerecht zu erfassen.
  • Vollständigkeit:
    Neben Vermögens- und Ertragslage müssen Sie alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle vollständig und richtig erfassen.
  • Nachprüfbarkeit:
    Ihre Buchungen müssen Sie durch Belege nachweisen, also z.B. via Quittungen.
  • Ordnung:
    Ihre Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet werden.
  • Richtigkeit:
    Einträge dürfen Sie nicht nachträglich verändern (z. B. als Korrektur für Fehlbuchungen)

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