Internationale Lösung an 3 Standorten in Frankreich
Workshop in Portugal
Support Singapur
Workshop USA
Ausgangssituation
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Ziel
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Internationale Arbeitsteilung
Als mittelständisches Unternehmen erreicht man über kurz oder lang oft einen Punkt, an dem die beträchtlichen Chancen einer Internationalisierung die möglichen Risiken überwiegen. So auch der Fall bei unserem Kunden, für dessen Projekt wir in Newark (USA) tätig waren.
Nach der Übernahme eines bestehenden amerikanischen Unternehmens, bestand die Hauptaufgabe des Projekts in der Anbindung dieses neuen Logistikstandorts an die bestehende Unternehmenssoftware sowie die Integration der Prozesse in ein bestehendes Template. Als organisatorischer Rahmen wurde ein Workshop abgehalten, bei dem uns und der Geschäftsleitung die Prozesse der einzelnen Abteilungen (Einkauf, Finanzen, Verkauf & Lager) vorgestellt wurden. Diese wurden dann auf Abweichungen zum Template, Umsetzbarkeit und Optimierungspotenziale überprüft und wenn nötig direkt diskutiert. Ziel war neben der Eingliederung im gleichen Zug auch eine Optimierung der Prozesse.
Lokale Gegebenheiten als Herausforderung
Die vorhandenen, gewachsenen Strukturen und eingespielten Abläufe des Auslandsstandorts sollten natürlich so verlustfrei und reibungslos wie möglich in die Konzernsoftware integriert werden, um den Schulungsaufwand für die Mitarbeiter und daraus entstehende Kosten möglichst gering zu halten.
Neben kleineren, gängigen Software-Anpassungen war in diesem Fall eine Bankenschnittstelle nötig, die für die Finanzbuchhaltung den nahtlosen Anschluss zum lokalen Finanzinstitut bildet. Eine Versandschnittstelle zum Versanddienstleister UPS gab es in dieser Art ebenfalls noch nicht, deshalb muss hierfür das bestehende Template erweitert werden. Dasselbe gilt für eine Scanning-Anpassung des Newarker Warehouse. Die notwendigen Anpassungen werden dabei von Gerling Consulting maßgeschneidert, um die Abläufe – konform der amerikanischen Rechtslage – eins zu eins abbilden zu können.
Kommunikation ist der Schlüssel
Die Potenziale einer verstärkten Präsenz im Ausland liegen mit erhöhten Absatzchancen oder der Marktsicherung und -erweiterung auf der Hand. Der Aufbau eines ausländischen Logistikstandorts birgt jedoch neben kulturellen Unterschieden auch die Herausforderung des Transfers von Produkt- und Prozesskenntnissen sowie der Qualitätserhaltung.
Der Erfolg hängt dabei von drei Faktoren ab:
Vorbereitung |
Kommunikation |
Vernetzung |
| Eine gute Vorbereitung findet selbstredend frühzeitig statt und inkludiert dabei neben strategischen und finanziellen Entscheidungen vor allem auch die Klärung des Autonomiegrades der neuen Niederlassung und Recherche über vorhandene Rahmenbedingungen wie Infrastruktur. Nach der ausführlichen Vorbereitung des Unternehmens halfen wir bei diesem Projekt durch das Auffinden von noch vorhandenen Schwachstellen in den bestehenden Abläufen. | Die Kommunikation sollte mindestens während der Übergangsphase persönlich stattfinden und anschließend digital ergänzt und regelmäßig fortgeführt werden. Bei diesem Projekt wurde die Anbindung sogar zur Chefsache gemacht. Im zweiwöchentlichen Rhythmus fliegt der Geschäftsführer aus Deutschland über den großen Teich und gibt neben direktem, persönlichen Austausch der Angelegenheit den nötigen Stellenwert. | Software – wie hier von Microsoft Dynamics – verdrahtet den neuen Standort mit dem Mutterkonzern und erleichtert den Informationstransfer über Ländergrenzen und Kontinente hinweg. Der Einsatz und die Pflege eines geeigneten Systems zur wechselseitigen Information und Abstimmung garantiert somit eine glatte Integration in bestehende Strukturen und bietet neben umfassendsten Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten den besten Schutz vor Knowhow-Verlusten. |
Ausblick: Der Weg zum Go-Live
Der Grundstein wurde gelegt, alle Informationen sind gesammelt. Der nächste Schritt für Gerling Consulting ist eine Fit-Gap-Analyse: Zunächst werden wir ein Konzept erstellen, dass alle zu erledigenden Punkte beinhaltet. Dieses wird anschließend mit der zuständigen IT-Abteilung in den USA besprochen, bevor es in die Entwicklung geht. Im nächsten Quartal folgt die flächendeckende Schulung der Mitarbeiter, welche die Vorbereitung zum endgültigen Go-Live drei Monate später bildet.
Markus Aierstock | Projektleiter
Internationale Lösung an 3 Standorten in Frankreich
Ausgangssituation
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Ziel
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Finanzbuchhaltung: Aus 2 mach 1
Das System in Frankreich wurde nach über 25-jährigem Einsatz durch NAV abgelöst. Nach ca. einjähriger Projektlaufzeit hat das Unternehmen die neue Lösung für die Servicegesellschaften in Betrieb genommen. Die Umstellung wurde von den Servicegesellschaften aus Frankreich dazu genutzt, ein lang geplantes Projekt umzusetzen und die zwei Buchungskreise zusammenzuführen. So hat die Finanzbuchhaltung in Abstimmung mit uns hierfür eine gut durchdachte Umstellungsstrategie ausgearbeitet. Diese Aufgabe neben Schulungen, intensiven Tests vor Ort und dem Tagesgeschäft zu bewerkstelligen, war eine große Herausforderung.
“ERP-System Implementierung ist Teamarbeit!”
Dies war die große Maxime, die das Team durch das ganze Projekt begleitete. Für den erfolgreichen Echtstart waren das Projektmanagement, die Key-User und die durchweg gute Motivation Schlüsselrollen.
Die unternehmensspezifischen Besonderheiten an diesem Projekt waren nicht nur die drei verschiedenen Standorte in Frankreich, sondern auch die Tatsache, dass ein Materialwirtschaftssystem nach 25 Jahren im Einsatz, abgelöst wurde. Das Ziel war eine einheitliche Unternehmenslösung, statt mehrerer Systeme und Excel im Unternehmen einzusetzen. Wir starteten die Vorbereitungen zur Umstellung mit dem Unternehmen schon 12 Monate vorher, um eine überschaubare und sichere Einführung zu gewährleisten. Nach einer umfassenden Ist-Analyse, Definition der Sollprozesse, Schulungen der Key-User und intensiven Tests war es dann soweit. Ein Wochenende vor Echtstart wurden offene Einkaufsbestellungen, Verkaufsbestellungen und Fertigungsaufträge in Microsoft Dynamics NAV übertragen.
Fernwartung über Grenzen hinweg
Die Zusammenarbeit war wie immer: ein gutes Miteinander. Nach einem gelungenen Echtstart und einer Woche On-Site-Support konnten wir den Kunden in die Betreuung über Fernwartung aufnehmen. Der Projektausklang mit französischem Wein und Champagner und einer neuen Unternehmensphase konnten alle Projektbeteiligten mit viel Enthusiasmus und Teamspirit feiern.
Markus Aierstock | Projektleiter
Workshop in Portugal
Ausgangssituation
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Ziel
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Auf nach Portugal
Mit dem Ziel die auf NAV 2009 entwickelte Lösung “BaseLine” zu präsentieren haben wir uns nach Porto zur eigenständig handelnden Tochtergesellschaft aufgemacht.
Vorab bereiteten wir die Datenbank mit Beispielen der einzelnen integrierten Module vor, so dass die Lösungen auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens zugeschnitten waren. So konnten wir einen möglichst realistischen Eindruck einer produktiven Umgebung geben.
Tag 1: Vorstellung der Lösung im Bezug auf die Anfoderungen
Nach Begrüßung und kurzem Kennenlernen wurden die aktuellen Gegebenheiten erörtert. Der Fokus war darauf gerichtet, die Besonderheiten der Lösung gegenüber der in Konkurrenz stehenden Standard NAV Lösung herauszustellen. Angelehnt an unserer bewährten Schulungsvorgehensweise sind wir von Stammdaten (Kreditoren, Debitoren, Artikel) zu den Bewegungsdaten übergegangen. Dabei waren aus allen Bereichen die Key-User anwesend um sicherzugehen, dass ihre Prozesse im System abgebildet werden können.
Nach einem erfolgreichem Tag mit regen Diskussionen über die Prozesse, Vorgehensweisen und Anforderungen an das System haben wir mit Freude die Einladung zum Essen angenommen und uns von den kulinarischen Spezialitäten der portugiesischen Küste überzeugen können.
Tag 2: Zügige Umsetzung – der Prototyp
Aus den Anforderungen die am Tag zuvor gestellt worden sind, ergab sich eine Key-Anforderung die es bei Zusage umzusetzen galt. Da diese Anforderungen einfach in das System zu integrieren waren, konnten wir noch vor der Präsentation einen Prototypen entwickeln.
Nach der Präsentation dieser Features und mehreren Spezialthemen konnten wir mit dem zufriedenstellenden Fazit der Gesellschaft den Heimweg antreten.
Markus Aierstock | Projektleiter
Support Singapur
Ausgangssituation
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Ziel
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Ticket-System trotz 8 Stunden Zeitverschiebung – Das geht!
Singapur und der Asiatische Raum sind der Mitteleuropäischen Zeitzone bereits um 7h bzw. 8h (Winter-/Sommerzeit) voraus. Dies allein stellt bereits eine besondere Herausforderung dar, welcher sich unser Kunden gemeinsam mit uns gestellt hat! So werden Unterstützungen bei Prozessen sowie Fehlermeldungen über das kundenspezifische Ticket-System abgewickelt, wobei Gerling Consulting als Third-Level-Supporter bei komplexen Thematiken hinzugezogen wird.
Bearbeitung am selben Tag – Kein Problem
Die Buchung einer Verkaufsrechnung war aufgrund einer Fehlermeldung nicht möglich. Doch wegen der akuten Dringlichkeit musste trotz Zeitverschiebung, dass Ticket so schnell wie nur möglich bearbeitet werden.
Nachstellung im Testsystem
Dazu analysieren wir welche Informationen uns im Ticket mitgeteilt werden. Reichen diese Informationen zur Fehleranalyse aus, schalten wir uns in der Regel auf das Kundensystem und stellen den Fall im Testsystem nach. Sollten die Informationen jedoch nicht ausreichend sein, so werden sie direkt beim Ersteller telefonisch eingeholt und im Ticket ergänzt.
Im aktuellen Fall konnte der Fehler im Testsystem erfolgreich nachgestellt sowie eine Lösung zur Rechnungsbuchung gefunden werden. Die Tochtergesellschaft bestätigte uns die korrekte Buchung im Testsystem und gab uns die weitere Umsetzung im Produktiv-System frei.
Stabiler Rechnungsprozess wieder hergestellt
Im Anschluss wurde von uns eine organisatorische Umstellung der Rechnungsbuchung der Gesellschaft empfohlen, so dass in Zukunft ein stabiler Rechnungsprozess gewährleistet ist.
Als die Gesellschaft die erfolgreiche Buchung meldete konnte das Ticket erfolgreich abgeschlossen werden.
Joseph Yambao | Supportleiter