Internationale Lösung an 3 Standorten in Frankreich
Workshop in Portugal
Support Singapur
Internationale Lösung an 3 Standorten in Frankreich
Ausgangssituation
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Ziel
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Finanzbuchhaltung: Aus 2 mach 1
Das System in Frankreich wurde nach über 25-jährigem Einsatz durch NAV abgelöst. Nach ca. einjähriger Projektlaufzeit hat das Unternehmen die neue Lösung für die Servicegesellschaften in Betrieb genommen. Die Umstellung wurde von den Servicegesellschaften aus Frankreich dazu genutzt, ein lang geplantes Projekt umzusetzen und die zwei Buchungskreise zusammenzuführen. So hat die Finanzbuchhaltung in Abstimmung mit uns hierfür eine gut durchdachte Umstellungsstrategie ausgearbeitet. Diese Aufgabe neben Schulungen, intensiven Tests vor Ort und dem Tagesgeschäft zu bewerkstelligen, war eine große Herausforderung.
“ERP-System Implementierung ist Teamarbeit!”
Dies war die große Maxime, die das Team durch das ganze Projekt begleitete. Für den erfolgreichen Echtstart waren das Projektmanagement, die Key-User und die durchweg gute Motivation Schlüsselrollen.
Die unternehmensspezifischen Besonderheiten an diesem Projekt waren nicht nur die drei verschiedenen Standorte in Frankreich, sondern auch die Tatsache, dass ein Materialwirtschaftssystem nach 25 Jahren im Einsatz, abgelöst wurde. Das Ziel war eine einheitliche Unternehmenslösung, statt mehrerer Systeme und Excel im Unternehmen einzusetzen. Wir starteten die Vorbereitungen zur Umstellung mit dem Unternehmen schon 12 Monate vorher, um eine überschaubare und sichere Einführung zu gewährleisten. Nach einer umfassenden Ist-Analyse, Definition der Sollprozesse, Schulungen der Key-User und intensiven Tests war es dann soweit. Ein Wochenende vor Echtstart wurden offene Einkaufsbestellungen, Verkaufsbestellungen und Fertigungsaufträge in Microsoft Dynamics NAV übertragen.
Fernwartung über Grenzen hinweg
Die Zusammenarbeit war wie immer: ein gutes Miteinander. Nach einem gelungenen Echtstart und einer Woche On-Site-Support konnten wir den Kunden in die Betreuung über Fernwartung aufnehmen. Der Projektausklang mit französischem Wein und Champagner und einer neuen Unternehmensphase konnten alle Projektbeteiligten mit viel Enthusiasmus und Teamspirit feiern.
Markus Aierstock | Projektleiter
Workshop in Portugal
Ausgangssituation
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Ziel
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Auf nach Portugal
Mit dem Ziel die auf NAV 2009 entwickelte Lösung “BaseLine” zu präsentieren haben wir uns nach Porto zur eigenständig handelnden Tochtergesellschaft aufgemacht.
Vorab bereiteten wir die Datenbank mit Beispielen der einzelnen integrierten Module vor, so dass die Lösungen auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens zugeschnitten waren. So konnten wir einen möglichst realistischen Eindruck einer produktiven Umgebung geben.
Tag 1: Vorstellung der Lösung im Bezug auf die Anfoderungen
Nach Begrüßung und kurzem Kennenlernen wurden die aktuellen Gegebenheiten erörtert. Der Fokus war darauf gerichtet, die Besonderheiten der Lösung gegenüber der in Konkurrenz stehenden Standard NAV Lösung herauszustellen. Angelehnt an unserer bewährten Schulungsvorgehensweise sind wir von Stammdaten (Kreditoren, Debitoren, Artikel) zu den Bewegungsdaten übergegangen. Dabei waren aus allen Bereichen die Key-User anwesend um sicherzugehen, dass ihre Prozesse im System abgebildet werden können.
Nach einem erfolgreichem Tag mit regen Diskussionen über die Prozesse, Vorgehensweisen und Anforderungen an das System haben wir mit Freude die Einladung zum Essen angenommen und uns von den kulinarischen Spezialitäten der portugiesischen Küste überzeugen können.
Tag 2: Zügige Umsetzung – der Prototyp
Aus den Anforderungen die am Tag zuvor gestellt worden sind, ergab sich eine Key-Anforderung die es bei Zusage umzusetzen galt. Da diese Anforderungen einfach in das System zu integrieren waren, konnten wir noch vor der Präsentation einen Prototypen entwickeln.
Nach der Präsentation dieser Features und mehreren Spezialthemen konnten wir mit dem zufriedenstellenden Fazit der Gesellschaft den Heimweg antreten.
Markus Aierstock | Projektleiter
Support Singapur
Ausgangssituation
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Ziel
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Ticket-System trotz 8 Stunden Zeitverschiebung – Das geht!
Singapur und der Asiatische Raum sind der Mitteleuropäischen Zeitzone bereits um 7h bzw. 8h (Winter-/Sommerzeit) voraus. Dies allein stellt bereits eine besondere Herausforderung dar, welcher sich unser Kunden gemeinsam mit uns gestellt hat! So werden Unterstützungen bei Prozessen sowie Fehlermeldungen über das kundenspezifische Ticket-System abgewickelt, wobei Gerling Consulting als Third-Level-Supporter bei komplexen Thematiken hinzugezogen wird.
Bearbeitung am selben Tag – Kein Problem
Die Buchung einer Verkaufsrechnung war aufgrund einer Fehlermeldung nicht möglich. Doch wegen der akuten Dringlichkeit musste trotz Zeitverschiebung, dass Ticket so schnell wie nur möglich bearbeitet werden.
Nachstellung im Testsystem
Dazu analysieren wir welche Informationen uns im Ticket mitgeteilt werden. Reichen diese Informationen zur Fehleranalyse aus, schalten wir uns in der Regel auf das Kundensystem und stellen den Fall im Testsystem nach. Sollten die Informationen jedoch nicht ausreichend sein, so werden sie direkt beim Ersteller telefonisch eingeholt und im Ticket ergänzt.
Im aktuellen Fall konnte der Fehler im Testsystem erfolgreich nachgestellt sowie eine Lösung zur Rechnungsbuchung gefunden werden. Die Tochtergesellschaft bestätigte uns die korrekte Buchung im Testsystem und gab uns die weitere Umsetzung im Produktiv-System frei.
Stabiler Rechnungsprozess wieder hergestellt
Im Anschluss wurde von uns eine organisatorische Umstellung der Rechnungsbuchung der Gesellschaft empfohlen, so dass in Zukunft ein stabiler Rechnungsprozess gewährleistet ist.
Als die Gesellschaft die erfolgreiche Buchung meldete konnte das Ticket erfolgreich abgeschlossen werden.
Joseph Yambao | Supportleiter