5 Tipps für einen erfolgreichen Mitarbeiterabend

Herausstechen Sprung Businessman

In den letzten Monaten standen bei Gerling Consulting interne Prozesse verstärkt im Fokus. Wir geben unseren Kunden Knowhow zur Prozessoptimierung an die Hand. Deshalb ist es unsere Pflicht, mit gutem Beispiel voran zu gehen. Aus diesem Grund haben wir unsere gesamten Prozesse auf den Prüfstand gestellt. Von den einfachsten, wie den Fuhrparkprozessen bis zur Unternehmensstrategie kam alles auf den Tisch. Wie wir dabei vorgegangen sind und was der Mitarbeiterabend ist, lesen Sie hier.

Mitarbeiterabend – wozu?

Prozesse zu optimieren funktioniert nur dann, wenn alle mitziehen. Die getroffenen Entscheidungen müssen von allen Mitarbeitern getragen und vor allem umgesetzt werden. Wie aber holt man alle Mitarbeiter ins Boot? Die Antwort ist einfacher als gedacht: Regelmäßige Mitarbeiterabende. Damit ist nicht gemeint, dass sich die Mitarbeiter am Stammtisch zum Schafkopfen treffen. Viel eher ist es ein dynamisches Konzept, dass die Mitarbeiter zu Mitdenkern entwickelt. Sie werden zu denjenigen, die durch Eigeninitiative zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Das Konzept hat dabei zwei große Vorteile. Zum einen dient der Mitarbeiterabend als Informationsplattform für aktuelle Themen. Es werden Erfolge gefeiert und Neuerungen aus den Abteilungen vorgestell. Man ehrt besondere Leistungen und präsentiert – wie in unserem Fall – interne Projekte und deren Ergebnis. Das ist jedoch nur ein Auszug der Möglichkeiten. Mitarbeiter können umso wirksamer mitdenken, je genauer sie die Zusammenhänge im Unternehmen kennen. Der zweite Vorteil ist die Möglichkeit, die Mitarbeiter zu qualifizierten Mitdenkern zu machen. Ein Mitarbeiterabend lohnt sich am meisten, wenn die Mitarbeiter neben Infos auch neues Knowhow daraus mitnehmen. Deshalb ist auch externer Input ein Erfolgsfaktor.

Tipps zur Umsetzung

Die organisatorische Planung ist je nach Unternehmensgröße relativ simpel. Um Zeit zu sparen können Sie sich beim ersten Termin eine Checkliste anlegen, die sie dann wiederverwenden und gegebenenfalls ergänzen. Grundsätzlich gilt:

  • die Teilnahme sollte freiwillig stattfinden
  • die Termine inklusive klarem Zeitplan sollten frühzeitig kommuniziert werden
  • die Geschäftsleitung sollte bei jedem Termin vertreten sein
  • die Inhalte sollten auf Vorschlägen der Mitarbeiter basieren

Diese Punkte müssen außerdem für den Mitarbeiterabend vorab definiert werden:

Tipp 1

Termine

Bei Gerling Consulting kristallisierte sich recht schnell monatlich als bester Abstand zwischen den Terminen heraus. Je nach Umfang der Neuheiten wären auch kürzere Abstände möglich. Bei zu großen Abständen zwischen den Terminen verliert der Mitarbeiterabend seine Wirkung. Er muss als feste Regelmäßigkeit stattfinden. Eine Sommerpause zur Urlaubszeit ist für uns sinnvoll, ist aber selbstverständlich optional. Die Termine sollten in einem Jahresterminplan festgehalten werden, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können.

Tipp 2

Location

Die eigenen Räume scheiden aus, am Mitarbeiterabend sollte bewusst „out of the box“ gedacht werden. Außerdem sollte genügend Platz für alle Mitarbeiter vorhanden sein, im Idealfall ist der Anklang, also die Teilnahmequote groß. Sorgen Sie für das leibliche Wohl. Ebenso muss für Ungestörtheit und eine angenehme Atmosphäre gesorgt werden. Für uns wurde ein passender Ort im Tagungsraum eines nahegelegenen Restaurants gefunden. Andere Optionen wären z. B. eine Gemeindehalle mit Catering oder ein bewirtetes Vereinsheim. Greifen Sie auch auf Vorschläge Ihrer Mitarbeiter zurück. Sprechen Sie auf jeden Fall mit dem Verantwortlichen der Location. Legen Sie z. B. fest, dass Getränke und Speisen gesammelt zu bestimmten Zeiten bestellt und serviert werden. Es ist schade, wenn ein Vortrag ständig durch wuselnde Bedienungen gestört wird.

Tipp 3

Equipment

Je nach geplanten Inhalten und in der Location vorhandenem Equipment reicht ein Laptop aus. Falls kein Beamer vorhanden ist, sollten sie diesen inklusive der passenden Anschlüsse einpacken. Prüfen Sie auf jeden Fall vorab das vorhandene Equipment, um Verzögerungen am Mitarbeiterabend zu vermeiden. Eventuell werden noch Flipcharts oder Whiteboards benötigt. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass eine Möglichkeit besteht, den Raum abzudunkeln.

Tipp 4

Umfang

Hier lässt sich sicher kein minutiöser Plan erstellen, allerdings sollte der Mitarbeiterabend auf keinen Fall den Rahmen sprengen. Unter zu langen Agenden wird über kurz oder lang die Teilnahmequote leiden. Der Gerling Consulting Mitarbeiterabend ist mit grob 2 Stunden kurz nach Feierabend angesetzt. Auf der Agenda stehen in unserem Fall allgemeine Informationen aus den Abteilungen von je 5-10 Minuten. Dazu kommt pro Termin ein wechselndes Weiterbildungsangebot, das meist auf eine Stunde angesetzt ist. Allgemein sollte die theoretische Komponente 90 Minuten nicht überschreiten und regelmäßige Pausen eingeplant werden. Der Input übersteigt ansonsten die Aufnahmefähigkeit nach Feierabend.

Tipp 5

Inhalte

Welche Informationen Sie aus dem Unternehmen geben, ergibt sich meist automatisch. Sollten Sie hier nicht sicher sein, binden Sie Ihre Mitarbeiter ein. Versenden Sie mit der Einladung eine Umfrage, auf der die möglichen Punkte stehen und lassen Sie die Teilnehmer wählen. Die 5 Themen mit der höchsten Nachfrage können Sie dann beispielsweise präsentieren.

Allgemein lebt der Mitarbeiterabend von den Vorschlägen der Mitarbeiter. Dies gilt vor allem beim Weiterbildungsangebot. Im Idealfall kann sogar jemand aus den eigenen Reihen Wissen weitergeben. Bei Startschwierigkeiten können Sie die Mitarbeiter aus Vorträgen, Workshops oder Schulungen wählen lassen. Halten Sie die Themen hier allgemein und abteilungsübergreifend, damit alle vom Angebot profitieren können. Beispiele hierfür wären Work-Life-Balance, Zeitmanagement, Persönlichkeitsfindung, Fitness im Arbeitsalltag oder effizientes Abarbeiten von E-Mails.

Auch Kunden und Lieferanten sind interessante Wissensvermittler für einen Mitarbeiterabend. Sie sollten jedoch darauf achten, dass die Mitarbeiter auch Wissen mitnehmen. Reine Berieselung nach dem Motto „da rein – da raus“ führt hier nicht zum Ziel. Vermeiden können Sie dies, indem sie interaktive Komponenten wie z. B. ein Quiz einbinden. Für den Gewinner könnte ein kleiner Preis winken, Stichwort: Gamification.

Tipp zum Schluss

Dass Sie für das leibliche Wohl sorgen sollten, haben wir bereits erwähnt. Damit der Mitarbeiterabend dabei attraktiv bleibt, ohne finanziell den Rahmen zu sprengen, haben wir noch einen Tipp. Für den Gerling Consulting Mitarbeiterabend bieten wir ein verkleinertes Menü an. Dabei haben die Mitarbeiter die Wahl aus ausgesuchten Gerichten und Getränken. Dabei variiert das Menü bei jedem Termin etwas. So kann auf saisonale Angebote eingegangen werden. Das Unternehmen als Veranstalter und die Location als Gastgeber halten so die Kosten und den Aufwand planbar. Für die Mitarbeiter wird es jedoch nie eintönig. Achten Sie darauf, dass auf dem Menü „für jeden etwas dabei“ ist. Geben Sie also z. B. mindestens ein vegetarisches Gericht zur Wahl und neben exotischen Speisen auch bewährte Klassiker.

Dieses wechselnde Menü drucken Sie dann zusammen mit der Agenda des jeweiligen Termins aus und verteilen es auf den Tischen. Das bedeutet keinen großen Aufwand, dient den Teilnehmern aber als Orientierung für den Abend. Nach Wunsch kann das Menü auch nach Saison und Corporate Identity angepasst werden. Es vorab in digitaler Form zu verschicken, ist natürlich auch eine Möglichket.

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