Die Einführung des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV macht ein inhabergeführtes Familienunternehmen auch zukünftig konkurrenzfähig. Optimal ergänzt wird das Programm durch das Add-On SI Foodware, das speziell für die Lebensmittelindustrie entwickelt wurde. Die übergreifende Firmensoftware löst mehrere Altsysteme ab und reduzierte damit den Verwaltungsaufwand der über 20.000 Artikel erheblich. Der weitere Ausbau des Systems ist in Planung.
Vorteile der Einführung eines übergreifenden ERP-Systems
Bei einem Großhändler für die Gastronomie in der Region gestaltete sich die Ausgangssituation wie folgt: Es wurden zwei getrennte System betrieben. Eines für die Buchhaltung, eines für die Warenwirtschaft. Beide Programme konnten nicht miteinander verknüpft werden, wodurch eine doppelte Stammdatenpflege notwendig war. Zudem war die Software bereits viele Jahre weitgehend unverändert im Einsatz und der manuelle Verwaltungsaufwand entsprechend hoch. In einem solchen Fall biete ein neues ERP-System gleich mehrere Vorteile: Durch eine übergreifende Software arbeiten alle Beteiligen mit denselben Stammdaten und Geschäftsfälle können vom Wareneingang bis zur Rechnungsstellung inklusive Zahlungsverkehr durchgängig bearbeitet werden.
Dadurch vermeidet unser Kunde automatisch einige Fehlerquellen, wie beispielsweise Medienbrüche zwischen Papier und Software. Der Verkauf profitiert durch zusätzliche Funktionen, wie Anrufspläne und eine Kundenhistorie. Zudem sind sie nun jederzeit auskunftsfähig über den aktuellen Lagerbestand. Durch das Add-On SI Foodware können zudem lebensmittelspezifische Angaben, wie das Mindesthaltbarkeitsdatum oder Angaben zu richtigen Kühlung problemlos berücksichtigt werden. In Summe sei der Verwaltungsaufwand um über 50 Prozent gesunken.
Eine langfristige Investition in die Zukunft
Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde, so dass manch Unternehmer des Themas inzwischen überdrüssig ist. Gerade wenn bereits diverse Programme und Systeme im Einsatz sind, wird ungern über eine Veränderung nachgedacht. „Das ist ein fataler Trugschluss“ sagt Daniel Mititelu, operativer Geschäftsleiter der Gerling Consulting GmbH. „Veraltete Systeme verlangsamen viele Prozesse unnötig, die Beschaffung von relevanten Informationen dauert viel zu lange und beispielsweise durch unterschiedliche Software für die Buchhaltung und die Warenwirtschaft können schwere Diskrepanzen entstehen. So sind Unternehmen mittelfristig nicht mehr konkurrenzfähig.“ Viele Unternehmen schrecken vor der Einführung eines neuen ERP-Systems zurück, da sie befürchten Daten aus den Altsystemen zu verlieren. „Die Stammdaten der Kunden und Artikel sind das Fundament eines Großhändlers. Dessen sind wir uns durchaus bewusst. Deshalb trafen wir entsprechende Sicherheitsvorkehrungen und bereinigten die Daten mit größter Sorgfalt.“ sagt Mititelu. „Dieser Schritt ist meist sehr diffizil aber der Aufwand lohnt sich, da eine hohe Datenqualität die Basis für eine effektive und effiziente Arbeitsweise ist.“
Der Anfang ist gemacht – weiteres Potential identifiziert
Unser Kunde hat inzwischen den großen Vorteil, den die Digitalisierung mit sich bringt erkannt und möchte zusammen mit der Gerling Consulting GmbH an weiteren Stellen ansetzen. So ist die Anbindung des Webshops an das ERP-System ebenso in Planung, wie der Einsatz von Barcode-Scannern im Lager, die direkt mit der Software verbunden sind. Wir freuen uns, dass ein weiterer Kunde nun die Digitalisierung erfolgreich für sich nutzen kann.
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