Gerade auf der menschlichen Ebene sind bei der Digitalisierung Fehler keine Seltenheit. Allerdings kommt kein Unternehmen am digitalen Wandel vorbei, wenn es konkurrenzfähig sein möchte. Was muss also passieren, damit ein Unternehmen nicht nur neue Technologien und Geschäftsmodelle sinnvoll implementiert, sondern auch seine Mitarbeiter erfolgreich in die Digitalisierung führt? Wir haben unsere Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten mit Einführung neuer Software gesammelt und Ihnen die Erkenntnisse hier zusammengestellt.
Digitalisierung: Mitarbeiter auf den Wandel vorbereiten
Deutsche Unternehmen machen schon viel richtig, indem sie der Digitalisierung von Geschäftsprozessen Priorität in Form von Budget und Manpower einräumen. Trotzdem machen viele bei der Digitalisierung Fehler. Dass die Einführung einer neuen Software die treibende Kraft ist, ist in den Köpfen angekommen. Das wichtigste Element für die erfolgreiche Digitalisierung eines Unternehmens übersehen Sie jedoch häufig: Die Mitarbeiter. Damit der Nutzen den Aufwand überwiegt, müssen diese ganzheitlich über den gesamten Prozess berücksichtigt werden.
Fehler 1: Die Mitarbeiter bei der Planung außen vor lassen
Eine neue Software sollte sich so nahtlos wie möglich in die Unternehmensstruktur einfügen. Hierfür werden bestehende Prozesse analysiert, optimiert und anschließend digital abgebildet. Hier sind jedoch nicht neue Technologien oder externe Berater der Schlüssel, sondern die zuständigen Mitarbeiter. Sie tätigen die Prozesse täglich und kennen deren Potenziale und Schwachstellen. Das muss unbedingt zu Beginn der Digitalisierung genutzt werden.
Binden Sie die Mitarbeiter bereits in die Planungsphase der Digitalisierung ein und profitieren Sie gleichermaßen von der Erfahrung langjähriger Mitarbeiter sowie von den frischen Ideen junger Neuzugänge.
Fehler 2: Auf dem Chefsessel ausruhen
Die Entscheidung, ein Unternehmen digital nach vorne zu bringen, trifft selbstverständlich die Geschäftsleitung. Diese Entscheidung zu verkünden reicht dabei aber nicht aus. Die Geschäftsleitung muss die Mitarbeiter für den Weg in die Digitalisierung begeistern. Nicht nur das Was und Wie muss für die Mitarbeiter klar sein, sondern an erster Stelle das Warum. Die Mitarbeiter müssen verstehen, warum neue Software-Tools zur Optimierung bestehender Prozesse eingesetzt werden. Nur dadurch ist es möglich, die Mitarbeiter sinnvoll in den Wandlungsprozess einzubinden und sie währenddessen nicht zu verlieren. Die Unternehmensführung muss dabei ein ganz klares Vorbild sein und diesen Wandel vorleben, statt ihn nur von oben vorzugeben. Gleichzeitig muss sie Ängste vor den anstehenden Veränderungen kontinuierlich abbauen und die Begeisterung für neue Themen schaffen.
Mit gutem Beispiel digital vorangehen und damit für Begeisterung sorgen.
Fehler 3: Leere Versprechen statt Transparenz
Was einfach klingt, ist oft der schwierigste Teil für Unternehmen: Seien Sie ehrlich zu Ihren Mitarbeitern. Kommunizieren Sie klar, authentisch und vertrauensvoll, was auf die Mitarbeiter zukommt, und zwar so früh wie möglich. Mangelndes Wissen der Mitarbeiter gilt als eines der größten Hemmnisse der erfolgreichen Digitalisierung. Diesen Fehler sollten Sie nicht machen. Das Vertrauen, dass Sie Ihren Mitarbeitern durch Offenheit und transparente Informationsweitergabe entgegenbringen, wird sich vielfach auszahlen. Ihre Mitarbeiter werden Verständnis für Entscheidungen aufbringen, wenn Sie deren Grundlagen kennen. Außerdem ist es ein Zeichen der Wertschätzung. Haben Sie keine Angst vor Rückfragen, denn wenn Sie eine Entscheidung vor Ihren Mitarbeitern nicht rechtfertigen können, fehlt es ihr ohnehin an Substanz. Beziehen Sie die Mitarbeiter so oft wie möglich in Entscheidungen mit ein, dann stehen sie auch garantiert hinter ihnen.
Mitarbeiter an Entscheidungen teilhaben lassen stärkt die Akzeptanz gegenüber der Digitalisierung.
Fehler 4: Die Mitarbeiter ins kalte Wasser werfen
Digitaler Wandel bedeutet häufig auch Umstrukturierungen, die unbeachtet Unzufriedenheit verursachen können. Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern, wie essenziell wichtig ihre Weiterentwicklung für das Überleben des Unternehmens ist und dass ihre Unterstützung maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens in der Digitalisierung beitragen wird. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, dass ihre Sorgen gehört werden und dass ihnen unter den neuen Gegebenheiten eine Chance und Zeit zur Weiterbildung und -entwicklung eingeräumt werden. Die Erfahrung mit zahlreichen Kunden bei Gerling Consulting zeigt, dass nach einer Software Implementierung die Schulung aller Anwender absolut essenziell ist. Mit unserem Schulungsangebot bringen wir den Nutzern alle Funktionen des neuen Systems näher und bauen so Berührungsängste ab. Das kommt bei den Mitarbeitern gut an, weil Sie sich damit abgeholt fühlen. Sie können sofort die Vorteile des digitalisierten Unternehmens in ihrem Arbeitsalltag nutzen. Erfolgserlebnisse und erhöhte Motivation sind damit vorprogrammiert.
Ressentiments der Mitarbeiter durch Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten abbauen.
Ein Tipp zum Schluss
Wenn Sie bei der Digitalisierung alle diese Fehler vermeiden, steht einer reibungslosen Digitalisierung mit Mitarbeitern, die an einem Strang ziehen, nichts mehr im Weg. Falls Sie sich noch fragen, wo Sie mit der Digitalisierung am besten starten, können wir Ihnen etwas an die Hand geben. Ein Best-Practice Beispiel von einem unserer Kunden: Starten Sie mit etwas Positivem! Unser Kunde hat im ersten Schritt die Urlaubsanträge in papierlose Form gebracht. Die Mitarbeiter wurden so auf angenehme Weise und doch ganzheitlich an die Digitalisierung herangeführt. Dem Urlaub sehen alle Mitarbeiter freudig entgegen, die Motivation sich mit dem digitalen Antrag zu befassen, ist also dementsprechend hoch. Wenn Ihre Mitarbeiter so die Vorteile von digitalen Arbeitsprozessen kennengelernt haben, sind sie offen für weitere Änderungen.
Einen Leitfaden haben Sie jetzt an der Hand, nun liegt es an Ihnen, diesen auch umzusetzen. Die richtigen Werkzeuge für eine Digitalisierung ohne Fehler haben wir.
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