Seit einiger Zeit haben wir bei Gerling Consulting die tempus GmbH insbesondere Büro Kaizen verfolgt. Wir haben an Seminaren teilgenommen und von der Beratung erheblich profitiert. Wir mussten feststellen, dass es obwohl Gerling Consulting Treiber der Digitalisierung ist, trotzdem noch einiges Optimierungspotential gibt. Im Folgenden lesen Sie, wie wir das angegangen sind. Außerdem erfahren Sie, wie auch Sie dank Büro-Kaizen 20% effektiver werden.
Schritt 1: Vorbereitung
20% effektiver durch die TEMP-Methode®
Um dieses Potential greifbar zu machen, haben wir zunächst ein internes Projekt gestartet. Zu Beginn dieses Projekts wurden Befragungen pro Abteilung, der Führungskräfte, sowie von jedem einzelnen Mitarbeiter gemacht. Dabei wurden die Prozesse gesammelt und ein Gesamtbild der Firma erstellt. Hierbei haben wir die TEMP-Methode® angewendet. Die strukturierte Methode half uns, die Ergebnisse rasch zu erfassen und auszuwerten. Das Ergebnis war ein Bewertungstableau, das die Priorität der Prozesse vorgab. Die ganzheitliche Analysemethodik zeigte uns damit die nächsten Schritte klar auf.
Schritt 2: Umsetzung
20% effektiver durch den Mitarbeiterabend
Als Ergebnis wurde ein Zieleprozess entwickelt, Mitarbeitergespräche geführt und erste Maßnahmen definiert. Diese werden nun Stück für Stück nach Priorität abgearbeitet. Dabei arbeiten wir parallel in mehreren Abteilungen und tragen die Ergebnisse in ein Organisationshandbuch ein. Dieses gilt als Leitfaden für alle Mitarbeiter. Es hilft den aktuellen Mitarbeitern die Abläufe – auch außerhalb der eigenen Abteilung – zu verstehen. Außerdem erleichtert es neuen Mitarbeitern den Einstieg enorm. Da dieses interne Projekt dynamisch wachsen soll, haben wir uns entschieden, die Teilergebnisse regelmäßig intern zu kommunizieren. Neben den gängigen Kanälen haben wir aus diesem Anlass auch den Mitarbeiterabend eingeführt. Die Mitarbeiterabende werden von unseren Mitarbeitern selbst mitgestaltet. Mehr zum Mitarbeiterabend lesen Sie hier. Unsere Mitarbeiter sind nicht nur begeistert, sondern beginnen ganz von selbst zu Mitdenkern zu werden. Neben weiteren Maßnahmen ist ein Verbesserungs- und Vorschlagswesen derzeit in Arbeit.
Schritt 3: Anwendung
20% effektiver durch E-Learning
Büro Kaizen beschäftigt sich unter anderem mit der Digitalisierung, Ordnung am Arbeitsplatz und dem effizienten Umgang mit den Microsoft Office Tools. Wir leben ein nahezu papierloses Büro besitzen bereits umfangreiches Knowhow in der Digitalisierung. Deshalb haben wir uns für den Ansatz bei den Microsoft Office und unseren anderen Tools entschieden. Wir haben zum Beispiel viele Tipps und Tricks im Umgang mit Outlook in unser neues ELO Learning Portal übernommen. Im Outlook Kurs wird anhand von Beispielen die effiziente Abarbeitung von E-Mails behandelt. Weitere Kurse zeigen beispielsweise effiziente Arbeitsmethoden mit weiteren Tools. Dadurch haben unsere Mitarbeiter einen leichten Zugriff zu effektiver Weiterbildung und sparen durch die Anwendung der gezeigten Hinweise täglich wertvolle Zeit. Dank dieser und weiteren Maßnahmen sind wir mit Büro-Kaizen 20% effektiver geworden!
Nächste Schritte
So werden Sie ebenfalls 20% effektiver
Zunächst wollen wir uns bei Büro-Kaizen für diesen Erfolg bedanken. Wir möchten aber auf der anderen Seite auch unseren Kunden die Möglichkeit geben, ähnlich gute Ergebnisse zu erreichen. Warten Sie nicht, sondern machen Sie jetzt den ersten Schritt!
Eine Beratung durch Büro- Kaizen ist auch für Sie interessant, wenn Sie:
- Nachhaltig ordentliche Arbeitsplätze schaffen möchten – unter Berücksichtigung persönlicher Präferenzen der Mitarbeiter
- Ihre Durchlaufzeiten reduzieren möchten
- Prozesse optimieren wollen
- Spielregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails definieren möchten
- Strategien zum Umgang mit der Informationsflut benötigen
Büro-Kaizen bietet unter anderem einen überaus leichten Einstieg in die digitale Ablage. Ergänzend dazu implementieren wir mit ELO und den Business Solutions wie Invoice, HR oder Contract Ihre Erfolgsstruktur. Sie bildet wiederum die benötigte Basis, um ganzheitlich oben genannte Prinzipien zu realisieren. Folglich erreichen Sie eine merkbare Effizienzsteigerung. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns, Ihnen zu mehr Effizienz zu verhelfen und im Anschluss von Ihren Erfolgen zu hören.
Hier finden Sie weitere Erfolgsberichte: https://www.buero-kaizen.de/beratung/
Sie möchten Ihre Prozesse auch digitalisieren und optimieren
Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin mit unserem Berater: