Auszeichnungen für Gerling in Heidenheim – Projekt des Jahres und zum wiederholten Male Auszeichnung als Business Partner. Lesen Sie hier über das Projekt.
PROJEKT DES JAHRES
Die ersten Eindrücke sind sehr positiv. Die 60 Mitarbeiter, die mit der ELO ECM Suite arbeiten, haben das Produkt dank der modernen Benutzeroberfläche und den neuen Funktionen gut angenommen.
Das Handling erfolgt nach dem Prinzip Dokumente dort digitalisieren, wo sie entstehen („Dezentrales Scannen“), also das frühestmögliche Erfassen von Dokumenten-Informationen. Der Rechnungs-Eingangs-Workflow reduziert deutlich Eingabefehler und erhöht den Rechnungsdurchlauf. Dabei werden die per Mail erhaltenen oder gescannten Rechnungen vom ELO DocXtractor ausgelesen und mit Stammdaten aus NAV ergänzt.
Der ELO Business Logic Provider (BLP) fügt dann am Ende des Workflows Kontierungsinformationen hinzu – eine manuelle Erfassung der Rechnungsdaten entfällt. Aufgrund der großen Zufriedenheit mit der ELO ECM Suite, sind daher Ergänzungen geplant, z.B. die Implementierung der Dropzone in NAV, interne Genehmigungsprozesse per Workflow (z.B. Urlaubsanträge mit Verbindung zur elektronischen Personalakte), die Service-Vertragsakte für Kundenfahrzeuge (mit Verknüpfung zur Wartungshistorie in Navision), und die digitale Fahrzeugakte für alle Fahrzeuge des eigenen Fuhrparks.
Zuvor kommt aber noch etwas anderes, wie Fabio Cuius Projektleiter ELO (IT & Telematik) bei der tkv group erzählt: „Als nächster Punkt in unserem Projektplan steht die Digitalisierung unserer Lieferantenverträge an, worauf wir uns schon freuen.“
Automatisierter Rechnungseingang
Gleicher Rechnungsdurchlauf für alle Niederlassungen und alle Unternehmen der Gruppe
Automatisierte Verschlagwortung
Erhebliche Einsparung bei der Verschlagwortung (60%) und Buchung (10%) – Volltextindexierung
Zeitersparnis und Arbeitserleichterung
Reduzierung des Druckvolumens | Einfache und schnelle Suche | Überall Zugriff | Weniger interner Dokumenten-Verkehr
Microsoft Dynamics NAV Integration
Durch Integration in Microsoft Dynamics NAV, direkte Recherche-Funktion & Belegdruck in das ELO Archiv
Die Lösung: Verträge digital verwalten
Die tkv* Transport-Kälte-Vertrieb GmbH ist ein Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Ulm und Niederlassungen in München, Nürnberg und Stuttgart. Sie fungiert als Holding der tkv group, die aus vier Unternehmen besteht: tkv* Transport-Kälte-Vertrieb GmbH (Thermo King Süd), eipl European Institute for Pharma Logistics GmbH, tcs* thermo control services GmbH und move it GmbH Intelligente Nutzfahrzeuglösungen. Mit der ELO ECM Suite optimierte die tkv group die Prozesse in allen vier Unternehmen und erzielte dadurch bis zu 60 Prozent Zeitersparnis.
ELO bietet einfache NAV-Integration
Bei der tkv group kennt man natürlich die Problematik der Papierberge und Dokumentenflut. Daher hatte man bereits 2006 ein Dokumenten-Management- System (Saperion) im Einsatz, um Ein- und Ausgangsrechnungen zu archivieren. Die Rechnungsverarbeitung war aber aufwendig, da sie durch das manuelle Verschieben in die Postbox des zuständigen Mitarbeiters erfolgte. Deshalb war 2014 ein technisches und funktionales Update geplant. Zielvorgaben waren u.a. eine nahtlose Integration des DMS in das ERP-System Microsoft Dynamics Navision (NAV), flexible Workflows (nicht nur Archiv-Lösung), ein automatisierter Rechnungseingang, die Standardisierung des Belegflusses (für alle vier Unternehmen und Niederlassungen) sowie die Übernahme des Alt-Archivs. Zwei Alternativen wurden geprüft: Update von Saperion oder Neueinführung der ELO ECM Suite (ELOprofessional). Das Unternehmen entschied sich für die ELO ECM Suite aufgrund der besseren Workflow-Unterstützung und der einfacheren Navision-Integration. Zudem ist der NAV-IT-Betreuer Gerling Consulting GmbH, Ulm, auch ELO Business- Partner. So hatte man alles aus einer Hand.
Zeitersparnis entlastet Mitarbeiter
Die vielen Möglichkeiten der ELO ECM Suite lernten die Mitarbeiter bei Workshops und Schulungen kennen. Die Vorteile und die konkrete Arbeitserleichterung haben alle Anwender überzeugt. Mit den vordefinierten Workflows, beispielsweise dem Rechnungs-Eingangs-Workflow oder dem Workflow zur Service-Auftrags-Bearbeitung, laufen Belege jetzt kontrolliert und nachvollziehbar durch den Betrieb. Die formularbasierte Rechnungsbearbeitung, die elektronische Personalakte und die Verschlagwortung (Indexierung) der Belege durch den DocXtractor reduzieren deutlich die Eingabefehler, zudem sind eingescannte Belege dank Volltextindexierung schnell wieder zu finden. Das spart den Mitarbeiter täglich viel Zeit. Dies spiegelt sich in jeder Abteilung wieder.
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