Mittlerweile geht die geschäftliche Korrespondenz immer mehr über digitale Wege. Ist doch eine Rechnung per E-Mail viel schneller versendet als ein Brief. Doch wissen Sie wie Sie die E-Mails auch richtig, und mit richtig meinen wir rechtskonform archivieren?
Oft erleben wir, dass der Archivierung von E-Mails weniger Aufmerksamkeit zu Teil wird wie die der Analogform. Rund um die E-Mail-Archivierung ranken sich nämlich zahlreiche Fragen, Fehleinschätzungen und Hypothesen. Wir räumen auf. Darauf sollten Sie achten:
Archiv ist nicht gleich Archiv: Achten Sie auf die Struktur
„Hauptsache es landet im Archiv.“ Das stimmt so leider nicht ganz. Nach den Grundsätzen der rechtskonformen Buchführung und Archivierung muss sich ein Dritter möglichst schnell in den Unterlagen zurechtfinden und gewünschte Dokumente schnell ausfindig machen können. Es ist äußerst wichtig, dass Sie Unternehmens- und auch Ordnerstrukturen logisch abbilden. Zudem wird ein Archiv meist im Produktivalltag benötigt. Die meisten Archiv-Lösungen bieten zwar bequeme Such- und Filterfunktionen für ein schnelles Wiederfinden an. Dennoch ist die Zeit, die Ihre Mitarbeiter wegen fehlender Ordnerstrukturen für das Suchen von Dokumenten benötigen würden, viel zu wertvoll.
Sie archivieren die E-Mails nicht nur aus Rechtsgründen
Auch wenn wir es Ihnen nicht wünschen, doch wenn es zwischen Vertragspartnern zu Unstimmigkeiten kommt, ist es gut, schnell die E-Mail mit besagten Gegenargumenten zur Hand zu haben.
Archivieren Sie Ihre E-Mails, …
Sie sind verpflichtet Ihre Geschäftskorrespondenz, und E-Mails gehören dazu, für sechs bis zehn Jahre zu speichern. Ausgenommen sind an dieser Stelle natürlich Spam und Werbemailings.
…aber bitte nicht alle.
Privater Schriftverkehr Ihrer Mitarbeiter darf weder gespeichert noch archiviert werden. Wollen Sie dies dennoch tun, so benötigen Sie eine schriftliche Einwilligung jedes Mitarbeiters.
Ihr Archiv muss nicht zwangsweise verschlüsselt sein
Bisher gibt es keine gesetzliche Vorschrift, welche besagt, dass die Daten verschlüsselt werden müssen. Natürlich raten wir Ihnen dennoch zu einer Zugriffskontrolle, denn nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen soll schließlich alle Dokumente sehen. Mit einem rechtskonformen System müssen Sie sich darüber übrigens keine Gedanken machen. Hier liegen die Daten sicher ab und können über Zugriffsrechte zusätzlich geschützt werden.
Achten Sie darauf, dass nicht jedes Archivsystem Rechtskonformität garantiert
Nicht jedes Archivsystem gewährleistet von Haus aus Rechtskonformität. Die Geschäftsbedingungen von gern genutzten Cloud-Archiv-Lösungen sollten beispielsweise genauestens analysiert werden. Diese unterliegen nämlich häufig anderen gesetzlichen Regelungen. Je nach Anbieter können die Bedingungen natürlich variieren.
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