Die Führung einer Personalakte ist prinzipiell für den Arbeitgeber gesetzlich nicht verpflichtend. Wird aber eine Personalakte geführt, so sind einige Vorschriften zu beachten. Es dürfen nämlich nur Informationen gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis maßgeblich sind. Als Leitlinie gilt: alles was im Bewerbungsgespräch gefragt werden darf, darf auch in der Personalakte stehen. Fragen beispielsweise zum Gesundheitszustand, der Religion oder sexuellen Orientierung sind in der Regel unzulässig und dürfen demensprechend auch nicht erfasst werden.
Diese Grundsätze müssen beachtet werden
Es gibt keine klare Definition über die Inhalte einer Personalakte. Dennoch gibt es einige Leitlinien, die berücksichtig werden müssen. Um Ihre bisherigen Inhalte zu überprüfen, haben wir eine kurze Checkliste für Sie bereitgestellt:
Bei der digitalen Personalakte ergeben sich auf Grund der automatischen Weiterverarbeitung der Daten weitere Vorgaben. Als zuverlässiger Softwarehersteller achtet unser Partner ELO Digital Office genau drauf, gesetzliche Vorgaben (GoBD, SigG, BDSG & KonTraG) in ihren Lösungen einzuhalten.
Moment! Digitale Personalakte? Was ist denn hier zu beachten?
Eine Digitale Personalakte bringt für Unternehmen aller Größen viele Vorteile mit sich. Neben Kosten für Papier können auch Zeit für die Bearbeitung eingespart werden. Anträgen auf Einsicht muss nicht mehr umständlich nachgegangen werden, da jeder Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf seine Daten hat.
Bevor Sie die digitale Personalakte im Unternehmen einführen: Nichts überstürzen!
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist kein langwieriges Projekt. Dennoch sollten Sie auf eine fundierte Planung und Vorbereitung nicht verzichten. Dies hilft, das Vorhaben schnell, sicher und gesetzeskonform durchzuführen.
In einer Projektgruppe, sollten die Abteilungen IT und Personal gleichermaßen beteiligt sein. Zusätzlich sollte ein Datenschutzbeauftragter (intern oder extern) involviert werden. Ist ein Betriebsrat vorhanden, sollte auch er mit ins Boot geholt werden (zumal er bei der Einführung einer solchen Software über ein Mitbestimmungsrecht verfügt). Es empfiehlt sich ebenfalls die restliche Belegschaft frühzeitig über das Vorhaben zu informieren. So bleibt ausreichend Zeit, um bei den Mitarbeitern eventuelle Unsicherheit oder Ablehnung abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen.
Die erste Aufgabe der Projektgruppe besteht in der Analyse der Ist-Situation. Dazu gehört die Dokumentation
- aller bisherigen Dokumente, die die Personalakten bisher umfassen (inkl. des Dateiformats; ob digital oder analog),
- der Vorgänge zur Archivierung dieser Dokumente,
- der Zuständigkeiten innerhalb des Prozesses,
- der aktuellen Zugriffsrechte auf die Akten,
Anschließend wird ein Konzept erstellt, welches die fachlichen Wünsche der Personalabteilung ebenso beinhaltet wie die technischen Anforderungen der IT sowie Zugriffsrechte.
Auf geht die Suche nach der passenden Software
Im nächsten Schritt wird die passende Software für die erhobenen Anforderungen gesucht. Vergleichen Sie mehrere Angebote und überprüfen Sie, welches mit Ihrem Konzept am besten übereinstimmt. Ein seriöser Anbieter nimmt sich bereits für die Angebotserstellung ausreichend Zeit, um Ihnen eine passgenaue Lösung anzubieten. Eine schnell eingespielte Standardlösung wird Ihren Anforderungen in der Regel nicht gerecht. Dies führt häufig zu Ablehnung bei den Mitarbeitern – die gewünschten positiven Effekte bleiben aus.
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