Ausgangssituation:
- mittelständischer Dienstleister für Gebäudereinigung / Hausverwaltung
- täglich fallen viele Dokumente an wie Abnahmeprotokolle und Leistungsscheine
- bisher wurden diese Dokumente aus dem ERP-System ausgedruckt, weiterbearbeitet und abschließend in Papierform archiviert
- Bei Nachfragen von Kunden mussten die betreffenden Dokumente im Kellerarchiv umständlich gesucht werden
Ziel:
- Prozess sollte vereinfacht werden
- Digitale Archivierung der Dokumente und somit eine einfache Suche im Archiv
- Reduzierung der Kosten, da keine Zeit mehr für langes Suchen aufgebracht werden muss und insgesamt weniger Papier anfällt
Umsetzung & Herausforderungen
Papierbasierte Archive sind nicht nur kosten-, zeit- und platzintensiv, sie entsprechen auch nicht mehr den aktuellen Standards. Da sich einige Prozesse aus unterschiedlichen Gründen nicht vollständig digitalisieren lassen, stand bei diesem Projekt das schnelle und einfache Ablegen papierbasierter Dokumente in einem digitalen Archiv im Vordergrund.
Zu diesem Zweck wurde das vorhandene ERP-System Microsoft Dynamics NAV, in dem die Dokumente erstellt werden, so konfiguriert, dass auf alle relevanten Belege automatisch ein Barcode aufgedruckt wird. Anschließend wird das Dokument wie gewohnt weiterbearbeitet, beispielsweise in dem es von einem Kunden unterschrieben wird. Zur Archivierung wird das Papier nun nur noch eingescannt. Das angeschlossene Dokumentenmanagementsystem von ELO erkennt den aufgedruckten Barcode und archiviert die Datei vollautomatisch in einer vorab definierten Ordnerstruktur. Weiterhin erhält der Kunde eine Kontrollübersicht über nicht Berichtsstatus.
Digitales Archiv trägt zur Verbesserung der Datenqualität bei
Nachdem an alle Mitarbeitern kommuniziert wurde, dass nun sämtliche Dokumente digital archiviert werden, dauerte es etwas, bis wirklich alle Belege eingescannt wurden. Da in dieser Zeit aber alle Mitarbeiter ausreichend sensibilisiert wurden, konnte eine Verbesserung der Datenqualität erreicht werden. Durch die Vereinfachung des Prozesses werden nun Informationen vollständig archiviert, alle relevanten Unterschriften eingeholt und sogar eine zusätzliche Bilddokumentation zu einem Vorgang ermöglicht.
Flexibel in die Zukunft
Die größte Schwierigkeit bei der Umsetzung des Projekts für unseren Kunden bestand darin, die Ordnerstrukturen für das Archiv zu definieren. Bei dieser Aufgabe unterstützen wir unsere Kunden gerne mit unserer Erfahrung. Es ist durchaus sinnvoll hier gewohnte, unternehmensspezifische Strukturen beizubehalten, diese aber auch kritisch zu hinterfragen. Der große Vorteil von ELO: die Ordnerstrukturen können jeder Zeit angepasst werden. So kann auch später nachjustiert und auf sich ändernde Prozesse problemlos reagiert werden.
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