Gerling Consulting macht Ihnen den Einstieg in die Digitalisierung leichter. In dieser Reihe nehmen wir uns dem Weg zum digitalen Unternehmen an. Wir zeigen Ihnen, was die ersten Schritte sind und welche Sie sich sparen können. Wir beleuchten die wichtigsten Geschäftsprozesse und wie Sie diese erfolgreich digitalisieren. Zunächst behandeln wir das digitale Vertragsmanagement. Wie Sie alle Verträge digital in Ihrem Unternehmen sicher managen und wie einfach das geht, erfahren Sie im Folgenden.
Was genau ist ein digitales Vertragsmanagement?
Unter einem digitalen Vertragsmanagement versteht man eine Software, zur digitalen Verwaltung von Verträgen. Je nach Hersteller schwankt der Funktionsumfang von der reinen Übersicht der Verträge bis zur vollumfänglichen Lösung für das gesamte Unternehmen. Letzteres bietet beispielsweise die ELO Business Solution Contract. Im Gegensatz zu anderen Anbietern umfasst sie sogar eine Kontaktverwaltung und ist an das führende ERP-System angebunden.
Der gesamte Zyklus ist enthalten:
- Entstehung
- Verwaltung
- Anpassung
- Abwicklung
- Fortschreibung
- Überwachung (Vertragscontrolling)
Folglich wird somit die komplexe und elementare Management-Aufgabe eines Unternehmens abgebildet und damit das Fundament zur Steuerung jeglichen rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Handelns gelegt. Das spart auf der einen Seite Zeit und Aufwand, während auf der anderen Seite Fehlerquellen weitestgehend minimiert werden.
Wozu soll ich meine Verträge digital managen?
Können Sie mir aus dem Stegreif sagen, wie viele Verträge aktuell in Ihrem Unternehmen laufen? Kennen Sie die Vertragslaufzeit und den nächstmöglichen Termin zur Kündigung Ihres Geschäftshandys? Haben Sie noch nie eine Kündigungsfrist verpasst? Spätestens bei der letzten Frage wird hier jeder verneinen. Verträge sind genauso alltäglich und banal wie wichtig und oft kostenintensiv. Neben den offensichtlichen Standards wie Miete, Leasing oder Arbeitsverträgen gibt es noch eine Vielzahl weiterer. Durch die Entwicklung zu SaaS-Angeboten kommen noch mehr Verträge zur ohnehin großen Anzahl in einem Unternehmen hinzu. Smarte Software-Tools erleichtern uns den Arbeitsalltag. Nahezu jedes ist dabei mit einem Vertrag verbunden. Den Überblick zu behalten, fällt oft schwer.
Die Ausgangssituation
Abgesehen von der Vielzahl an Verträgen gibt es jedoch noch weitere Problemstellungen, die ein digitales Vertragsmanagement löst. Zum einen ist eine manuelle Bearbeitung und Erfassung zeitaufwändig. Zum anderen verursacht sie lange Durchlaufzeiten. Hinzu kommt die Gefahr von Datenredundanzen und Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich ist. Für Controlling und Geschäftsführung stellt sich die Transparenz über den gesamten Prozess zudem mangelhaft dar. Zumal die Frage, ob die Verträge unter Kontrolle sind, ständige Unsicherheit sowie das Risiko der Fristüberschreitung birgt.
Die Lösung: Verträge digital verwalten
Um dabei den Überblick zu behalten, kommt das digitale Vertragsmanagement ins Spiel. Sie legen einen Vertrag einmal an. Mit Hilfe der vorgegebenen Masken für verschiedene Vertragstypen geht das sowohl schnell als auch einfach. Sie nutzen darüber hinaus die Kontaktverwaltung aus Ihrem ERP-System. Dabei übernehmen Sie die Kontaktdaten des Vertragspartners per Mausklick. Der Vertrag liegt danach zentral, revisionssicher und mit allen anderen Verträgen an einem Ort. Das Berechtigungskonzept schützt vor unbefugtem Zugriff. Die systemseitige Plausibilitätsprüfung eliminiert Eingabefehler. Die intelligente Suche und automatisch angelegte Archivstruktur sorgen für schnelles Finden und flüssiges Arbeiten. Definierte Freigabeprozesse geben auch komplexen Vertragstypen Struktur und beschleunigen die Prozesse. Das Herzstück des digitalen Vertragsmanagements ist jedoch das Dashboard. Hier finden Sie übersichtlich alle Verträge inklusive Konditionen auf einen Blick. Die Filter geben Ihnen außerdem eine spezifische Ansicht nach Ihren Wunschkriterien. Das Farbkonzept sorgt indessen für Übersichtlichkeit und Transparenz.
Das Ergebnis
Die Business Solution ELO Contract bringt neben Verfahrens- und Revisionssicherheit auch Nachvollziehbarkeit in den Prozess. Es herrschen klare Verantwortlichkeiten bei gleichzeitig hoher Flexibilität. Die Prozessqualität wird merklich erhöht, weshalb Zeit und Kosten eingespart werden. Infolge der anwenderfreundlichen Unterstützung der Prozesse wird die Mitarbeitermotivation merklich erhöht. Zumal Vertragsmanagement immer mehrere Abteilungen betrifft. Anders gesagt ist ELO Contract einfach eine runde Sache. Und das behaupten nicht nur wir. Der Pentadoc Radar hat Vertragsmanagement Lösungen getestet. Die ELO Lösung erfüllt als einzige 24 von 26 Kriterien. Das spricht für sich.
Wo fange ich an, um Verträge digital zu managen?
Das digitale Vertragsmanagement von ELO ist rasch eingeführt. Das gilt vor allem für ein bestehendes ELO Archiv. Wie bei allen softwaregestützten Prozessen gibt es jedoch ein paar Punkte zu beachten, damit alles von Beginn an reibungslos läuft.
Schritt 1 – Saubere Daten
Zunächst müssen Ihre Stammdaten einwandfrei sein. Bevor Sie ein digitales Vertragsmanagement an Ihr führendes ERP-System anbinden, sollten Sie dementsprechend Ihre Daten bereinigen.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, die Daten in ihrem jeweiligen Bereich zu kontrollieren und ggf. anzupassen. Legen Sie Standards für die Dateneingabe fest und kontrollieren Sie deren Einhaltung. Das kann von der Schreibweise der Telefonnummer bis zum Umfang der Kontaktdaten alles sein. Prüfen Sie außerdem, ob sie beispielsweise Kreditoren doppelt in Ihrem System führen. Solche Dubletten sind nicht nur ärgerlich, sondern führen im schlimmsten Fall zu Problemen bei der Anbindung.
Schritt 2 – Bestandsaufnahme
Zu Verträgen in digitaler Form ist der nächste Schritt, alle Verträge zu sichten. Dabei kann eine erste Kontrolle stattfinden, welche ggf. gleich gekündigt werden sollten. Wie beim Ausmisten vor einem Umzug, starten Sie so ohne Altlasten in das neue System. Der nächste Schritt ist, sich Gedanken über Ihre Archivstruktur zu machen. Standardmäßig ist die Sortierung nach Startjahr des Vertrags eingestellt. Möchten Sie eine andere Archivstruktur? Dann sollten Sie das vor der Einführung mit Ihrem IT-Berater besprechen. Bei Gerling Consulting wäre der Workshop hierfür der richtige Zeitpunkt.
Neben der Ablagestruktur sollten Sie sich auch über die Vertragstypen Gedanken machen. Alle gängigen Vertragstypen sind in der Business Solution ELO Contract bereits hinterlegt. Nutzen Sie außergewöhnliche, vielleicht branchenspezifische Vertragsarten? In einem Beratungsgespräch mit unseren Consultants bei Gerling Consulting lassen sich schnell Lösungen dafür finden. Oftmals reicht eine kleine Anpassung einer bestehenden Maske aus, um Ihren Anforderungen zu entsprechen. Fragen Sie uns einfach!
Schritt 3 – Prozesse definieren
Der letzte und vielleicht wichtigste Schritt liegt darin, Ihre Prozesse unter die Lupe zu nehmen. Zunächst sollten Sie Ihren Ist-Stand rund um Verträge festhalten. Mit dem Ergebnis gehen Sie dann mit dem Consultant ins Gespräch. Die Sicht von außen und die Erfahrung aus zahlreichen Projekten macht unsere Gerling Mitarbeiter zu Spezialisten der Prozessberatung. Wir können Ihnen im Workshop sofort sagen, wo Sie ansetzen müssen, um das Beste aus Ihren Abläufen herauszuholen. Ohne optimierte Prozesse ist die Effizienz des digitalen Vertragsmanagements nur teilweise gegeben. Schöpfen Sie das ganze Potenzial der neuen Lösung aus, indem Sie die extra Meile der Prozessoptimierung gehen. Es wird sich für Sie lohnen!
Auf Basis der optimierten Prozesse kann anschließend die Standardlösung für Sie konfiguriert werden. Beispiele hierfür wären:
- Freigabeprozess: Wer muss welchen Vertragstyp freigeben? Handelt es sich um eine Person oder eine Abteilung?
- Verschlagwortungsmaske: Wird die Vertragsnummer fortlaufend gesetzt oder aus den Vertragsdaten gezogen?
- Berechtigungskonzept: Welche Personen & Gruppen haben Zugriff auf welchen Vertragstyp?
Noch nicht überzeugt?
Das digitale Vertragsmanagement ELO Contract hat schließlich noch weitere Funktionen in petto:
- Kosten-/Liquiditätsplanung (Reporting mit Ausgabe nach Excel)
- Cashflow-Reports
- Automatische Erinnerungen
- Standardisierte Deckblätter zur Ablage
- Dynamische Fristenermittlung
- Wiedervorlagefunktion
- … mehr zum Thema digitales Vertragsmanagement mit ELO finden Sie hier.
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